Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- asso:fonctionnement:ag [2021/12/16 17:08] – qduchemi
+++ asso:fonctionnement:ag [2023/12/29 15:48] (Version actuelle) – limaanto
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+====== Gestion d'une assemblée générale ======
+Chaque semestre (plutôt en fin de semestre), Picasoft tient une assemblée générale (AG). Celle-ci sert à faire un point sur le semestre passé, sur les projets à venir et à élire un nouveau bureau.
+Les modalités de l'AG sont définis dans les statuts. Elle peut-être
+  * Ordinaire
+  * Extraordinaire : décidant d'une modification des statuts ou d'une dissolution de l'association
+===== Préparation de l'AG =====
+==== Fixer une date et convoquer l'AG ====
+Même si c'est le bureau qui fixe la date de l'AG, il est plus correct de demander à tous les adhérents leur disponibilités pour satisfaire le plus grand nombre.
+**ATTENTION** : une AG se convoque au minimum 2 semaines à l'avance (imposé par les statuts). Le temps d'organiser un sondage pour décider de la date, il convient donc de s'y prendre un petit mois à l'avance pour commencer l'organisation d'une AG.
+Une fois la date fixée, il est impératif d'envoyer les convocations de l'AG à la totalité des membres de l'association (avec un préavis de 15 jours minimum donc). Les convocations doivent indiquer la date, l'heure et le lieu de l'AG, ainsi que la procédure à suivre pour donner une procuration. Généralement, la procédure pour donner est procuration est de communiquer au bureau (par écrit ou par mail) le message suivant :
+<code>
+Moi, [NOM PRENOM], souhaite donner procuration à [NOM PRENOM] pour l'Assemblée Générale de Picasoft ayant lieu le [DATE].
+</code>
+### Préparation de l'ordre du jour
+Un ordre du jour de l'assemblée générale **doit être communiqué à l'ensemble des membres au plus tard une semaine avant l'AG** (délai statutaire). Celui-ci comporte en général :
+  * La présentation et le vote du bilan moral
+  * La présentation et le vote du bilan financier
+  * Le vote du nouveau bureau
+  * Un point dédié aux questions des adhérent(e)s
+Si l'assemblée générale est Extraordinaire, il convient de communiquer la proposition de modification des statuts à l'avance.
+<bootnote warning>
+Points obligatoires à l'ordre du jour (cf RI) :
+- Procédure d'exclusion des membres inactifs
+</bootnote>
+### Préparation des documents
+<bootnote>
+Ces documents sont rédigés de manière collaborative et en amont de l'AG. Pour faciliter la rédaction, on peut s'inspirer de la forme des [[asso:administratif:registre|bilans précédents]]. On conseille de les rédiger sur [Hedgedoc](https://md.picasoft.net) avant de les passer en LaTeX, pour faciliter la collaboration et l'édition.
+</bootnote>
+Lors d'une assemblée générale, le représentant administratif présente un bilan moral, le représentant financier un bilan financier et le représentant technique un bilan technique. Ces 3 bilans font l'état des lieux de l'activité de l'association du semestre.
+Généralement le déroulement de l'AG est retranscrit sur un [[https://pad.picasoft.net|pad]] de manière à faciliter les discussions, les prises de notes, et la rédaction du procès verbal. Il est judicieux de préparer ce pad avec l'ordre du jour à l'avance, pour faciliter la prise de note en AG.
+<bootnote learn>
+Pour le bilan moral et la gestion de la ToutDouxCratie, vous pourriez avoir envie d'utiliser [[https://gitlab.utc.fr/picasoft/projets/picavotes|picavotes]] afin de générer le tableau récapitulatif des votes en Markdown.</bootnote>
+===== Pendant l'AG =====
+En début d'AG, **on compte le nombre de voix représentées** (on note les membres présents et/ou représentés). **On vérifie le quorum** dans le cas d'une AG Extraordinaire.
+L'ordre du jour est ensuite déroulé. Il est très important :
+  * de s'assurer que une ou deux personnes prennent en note les informations importantes (comme des décisions) sur le pad
+  * de voter et noter le résultat des différents scrutins (bilan moral, financier et composition du bureau)
+Généralement une AG aboutie sur le vote d'un nouveau bureau. **Ceci provoque une modification du règlement intérieur pour indiquer la nouvelle composition du bureau et la date à laquelle il prend effet**. Cette modification doit être validée par l'AG avec le vote de la composition du bureau.
+===== Après l'AG =====
+==== Procès Verbal ====
+L'AG terminée, un Procès Verbal **doit** être rédigé et **communiqué aux membre de l'association**. Celui-ci reprend les points de l'ordre du jour en résumant les éventuelles discussions et **surtout** retranscrit les résultats des différents scrutins.
+Dans le cas où l'AG a élit un nouveau bureau, il convient d'envoyer le nouveau règlement intérieur (ainsi que sa date de prise d'effet) aux membres. \\
+Dans le cas où l'AG a votée une modification de statuts, il convient d'envoyer les nouveaux statuts (ainsi que leur date de prise d'effet) aux membres.
+**Tous les documents** ci-dessus doivent aussi être mis sur [[asso:administratif:registre|la page dédiée du wiki]].
+==== Déclaration en préfecture ====
+Les documents relatifs à l'AG **doivent** être envoyés à la préfecture de l'Oise, dans les 3 mois suivant l'AG.
+=== Déclaration en ligne ===
+À partir de P18, on peut faire une déclaration en ligne à l'adresse https://psl.service-public.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification
+Les identifiants sont sur [[asso:tuto:vaultwarden|le vaultwarden]].
+La seule pièce justificative à envoyer est le Procès Verbal, daté et signé, portant le nom, le prénom, la fonction du signataire.
+La liste des membres du nouveau bureau sera aussi demandée, ainsi que la nationalité, profession, et adresse de chacun.
+En cas de changement de statuts, d'autres pièces justificatives seront demandées. La liste apparaîtra à l'étape 4 de la déclaration.
+En fin de déclaration, deux récapitulatifs pdf sont à télécharger et à conserver jusqu'à la fin de la démarche.
+=== Déclaration papier (deprecated) ===
+Les documents relatifs à l'AG **doivent** être envoyés à la préfecture de l'Oise, **paraphés puis signés** par au moins 2 membres du bureau :
+  * le Procès Verbal (paraphé/signé par 2 membres du bureau)
+  * le nouveau Règlement Intérieur (paraphé/signé par 2 membres du bureau)
+  * la liste des membres du nouveau bureau via le [[https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_13971.do|CERFA N°13971]]
+https://pad.picasoft.net/p/reu-picasoft-bureau-a18-1
+Si il y a eu changement de statuts, il convient d'envoyer aussi :
+  * les nouveaux statuts (paraphés/signés par 2 membres du bureau)
+  * le [[https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_13972.do|CERFA N°13972]] de modification d'une association
+Au printemps 2017, les courriers sont à envoyer à l'adresse :
+<code>
+Pôle Jeunesse, Sports et Vie associative
+rue Biot BP 30971
+Beauvais
+</code>
+Toute déclaration courrier en préfecture doit aussi joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur (20
+grammes) avec l'adresse de l'association, pour retour du récépissé.
+=== Plus d'infos ===
+http://www.oise.gouv.fr/Demarches-administratives/Demarches-pour-les-associations#F1123
+==== Archivage ====
+Tous les documents relatifs à l'AG (PV, RI, éventuellement statuts) et le récépissé de la préfecture sont à archiver dans le classeur gris de l'association (généralement conservé par le Secrétaire ou Président).
+==== Fédération BDE-UTC ====
+Tant que Picasoft est dans la fédération BDE-UTC, il convient de communiquer les changements de statuts et de règlement au pôle de rattachement, et de déposer les documents à jour sur la [[http://assos.utc.fr/wiki/Secr%C3%A9tariat_des_associations#Documents_des_assos|page dédiée du wiki des assos]]