Organiser un événement

Quelques conseils et retour d’expérience pour l’organisation d’ateliers ou d’événements chez Picasoft.

Le lieu de l’événement pourra être, en règle générale :

• Une salle ou un amphi de l’UTC (principalement BF)
• Une salle de la MDE
• Une salle prêtée par la mairie

Les procédures, les délais et les consignes de sécurité sont différents pour chaque type de salle.

• Pour la MDE : réserver au nom de l’asso sur le portail des assos. Les salles avec une porte peuvent contenir au maximum 19 personnes et les salles avec deux portes peuvent en contenir au maximum 49, niveau sécurité. En pratique, il est difficile de faire plus de 20 personnes dans les salles de réunion.
• Pour BF : envoyer un mail, au maximum la veille, à Véronique Lemaître (veronique.lemaitre@utc.fr). Précisez les horaires, l’association pour laquelle vous réservez (Picasoft), et le nombre de personnes. Vous pouvez aussi préciser la salle que vous souhaiteriez avoir - si elle n’est pas disponible, une autre qui convient aux critères vous sera affectée.
• Pour les salles de la ville : la mairie peut prêter des salles aux associations Compiégnoises. Il faut contacter Valérie Zak (valerie.zak@mairie-compiegne.fr), la responsable d’attribution des salles à la mairie. Attention, les salles sont très sollicitées, en particulier le week-end. Il faudra donc s’il prendre le plus tôt possible (plusieurs semaines en avance!)

Voir la page dédiée à la communication et l'archive de la campagne de com Technopolice qui a bien fonctionné.

Il arrive que l’événement soit ouvert à des personnes extérieures. Notons que souvent, les événements de Picasoft sont assez modestes en nombre de participants, a fortiori extérieurs, et ne nécessitent pas de déclencher l’ensemble de la procédure indiquée sur le Wiki des assos.

Pour quelques participant·es extérieur, il suffit d’envoyer un mail à Marie Demorsy (marie.demorsy@utc.fr) pour signer une convention et d’établir une liste de personnes présentes.

Si jamais l’événement est plus important, il faut s’y prendre environ trois semaines à l’avance :

• Envoyer un mail au BDE pour avoir leur accord de principe, surtout si l’événement se déroule dans la MDE.
• Envoyer un mail à Véronique Hédou (veronique.hedou@utc.fr), avec en copie :
  • Le BDE (bde@assos.utc.fr)
  • Alain-Michel Gaston (alain-michel.gaston@utc.fr)
  • Guillaume Hervet (guillaume.hervet@utc.fr)
  • Xavier Jezequel (xavier.jezequel@utc.fr)
  • Bruno Villain (bruno.villain@utc.fr)
  • L’adresse surete@utc.fr.
• Véronique Hédou donne son accord en “reply-all”, puis la sécurité donne son avis. En général, il s’agira de fournir une liste des personnes extérieures 3 jours avant l’événement, pour que les agents de sécurité soient au courant.

Dans votre mail, faites un résumé concis mais exhaustif de l’événement : association, date, heures, lieu, nombre de participants, objet et conditions particulières, ceci pour alléger le travail de la sécu et avoir une réponse rapide.

En cas de non-réponse et après une relance mail, ne pas hésiter à passer un coup de fil à Véronique Hédou.

Dans le cas d’une conférence ou d’un atelier, nous pourrions avoir envie de capter l’évènement afin de pouvoir le rediffuser sur notre PeerTube ensuite. Dans ce cas il faut demander aux intervenant·es s’ielles sont d’accord. Dans ce cas, deux options sont disponibles :

• Une captation vidéo, les intervenant·es sont filmé·es
• Une captation audio, dans le cas où une personne ne souhaiterait pas l’enregistrement de son visage, il est possible de capter l’audio uniquement. On veillera à monter le fichier avec des images d’exemple ou des slides par exemple pour afficher un contenu à l’écran.

Il faut penser à contacter SSP quelques jours avant l’évènement afin de demander si une personne est disponible et à défaut demander s’il est possible d’emprunter du matériel. Dans le cas contraire, il sera toujours possible de bricoler avec une webcam ou un téléphone.

Il faudra ensuite monter et publier la rediffusion sur https://tube.picasoft.net/c/sensibilisation/videos