Où et comment faire de la com ?

• Avoir au minimum un avis d’un membre du bureau ou du cercle actif de l’asso (i.e. les membres du chan Asso du Mattermost au moment de l’écriture de cette section) avant de publier un message de communication.
• Publier au moins 4 jours avant événement

En premier lieu, référez-vous au Wiki des Associations pour avoir des informations générales sur les moyens de communication au sein de l’UTC.

Pour le moment, voici où nous communiquons. En fonction du nombre de personnes disponibles pour la communication, on peut bien entendu élargir ces moyens (par exemple, avec Campus TV ou Actualités UTC - voir Wiki cité plus haut).

Chaque semaine, le BDE agrège les données du formulaire pour faire un ensemble de posts sur Instagram, par mail pour celleux qui ont opt-in, et parfois sur ce canal Mattermost, dépendant de la personne en charge du weekpost.

Picasoft possède un compte sur son instance Mobilizon. Pour chaque événement, surtout quand il nécessite une inscription, des infos de localisation etc, on créera un événement Mobilizon.

Il s’agit d’un résumé des événements associatifs de la semaine à venir, mis en place par le BDE P21, faisant suite au weekmail (arrêté en 2019). Ce résumé hebdomadaire est diffusé sur des réseaux sociaux (Facebook et Instagram), sur le portail des assos, sur Mattermost et peut-être bientôt par mail aux étudiant·es.

C’est donc un bon moyen de se donner de la visibilité !

Pour voir son événement transmis, il suffit de remplir ce formulaire : https://framaforms.org/weekpost-du-bde-1632333845

Essentiellement sur Facebook (groupe UTC ), avec le compte Sasha Picasoft, et sur Mastodon, avec le compte suivant : https://mamot.fr/@picasoft

Sur Mastodon, on n’hésitera pas à poster plusieurs messages jusqu’au jour de l’événement, et à encourager les gens à nous y suivre. Sur Facebook, un ou deux posts suffisent généralement pour nos annonces. Si on a une affiche, c’est préférable d’ajouter l’image au post - ça donne plus envie de le lire. On s’y prendra quelques jours avant puis la veille, si besoin de rappel.

On ajoutera également un événement sur le portail des associations.

Envoyer un mail à Pauline Seban pauline.seban@utc.fr et Marilyne Berthaud marilyne.berthaud@utc.fr une ou deux semaines en avance avec un texte pour faire diffuser un message dans la newsletter de l’UTC.

C’est aussi possible de demander à avoir un post Facebook depuis le compte de communication de l’UTC par ces mêmes personnes.

Voir le wiki des assos. Pour résumer :

• Tout ce qui est A3 et A4, il suffit de mettre son login et une date de décrochage sur la feuille, et vous pouvez afficher sur tous les espaces prévus à cet effet. Prévoir une bonne semaine à l’avance.
• Pour ce qui est plus gros (A1 et A0), réservé à des événements exceptionnels et importants, on peut réserver un emplacement à la semaine ici : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AXpZKdFQkFqTsVTRYOmgfU1iEGSiBo2zRgn3eb8gMZA/edit#gid=645615893

Il est aussi envisageable de poser des flyers sur les tables des gros amphis, mais c’est généralement à éviter par souci d’économiser du papier.

La liste Picasoft Enthousiastes comprend l’ensemble des personnes intéressées de près ou de loin par Picasoft, et pas forcément des UTCéens. Au 13 mars 2019 elle compte 130 abonnés. On réserve l’utilisation de cette liste à la communication d’événements/ateliers, quelques jours avant. On y garde un ton un petit plus formel que sur les autres médias et on précise bien le lieu de l’événement !

L'équipe Mattermost de Picasoft compte près de 600 membres fin 2021, principalement des curieux et des enthousiastes. On hésitera donc pas à utiliser le canal Général pour annoncer nos événements, avec la mention @all pour envoyer une notification aux membres. Ne pas abuser de cette mention, mais si c’est seulement pour les annonces, aucun souci.

En fonction de la portée des événements, on peut aussi prévenir les copains de Compiègne en Transition, en évitant cette fois la mention @all. Si l’événement est une formation Git ou une install party, on peut aussi publier sur les équipes AI07, AX23, NX178. Demander à S. Crozat l’autorisation.

Pour les événements ouverts aux extérieurs, on peut utiliser l'Agenda du Libre, un agenda ouvert à toutes les organisations traitant du libre et qui référence des événements organisés par ces structures dans toute la France. Exemple : apéro monnaie libre, apéro CHATONS, install party, conférence… Bref, tout ce qui est ouvert aux extérieurs. Il est préférable de s’y prendre plusieurs semaines à l’avance, dès que l’on a la date et les autorisations.

• picasoft-enthousiastes@framalistes.org : liste des gens intéressés (liste la plus large)
  • Messages pour des ateliers, des conférences…
• picasoft-ag@framalistes.org : liste des adhérents
  • Messages pour la convocation d’une AG, des mises à jour du règlement intérieur, des changements de statuts…
• picasoft@framalistes.org : liste des bénévoles

Pour envoyer un mail à toutes les personnes d’une liste, il suffit d’envoyer un mail à l’adresse de la liste (ex: picasoft@framalistes.org). Si l’adresse depuis laquelle on envoie le mail fait partie des Owners de la liste, le mail s’envoie automatiquement, sinon, l’envoi devra être autorisé par un des Owners depuis l’interface web de framalistes. Il y a un délai d’environ 10 min (parfois plus) avant que les souscripteurs reçoivent le mail.

• picasoft@assos.utc.fr : liste des membres du bureau
• Se connecter : https://assos.utc.fr/mail/
• Gérer les redirections : https://assos.utc.fr/gesmail/index.php

Bonne pratique: Au lieu d’envoyer un mail directement depuis picasoft@assos.utc.fr, il est préférable de l’envoyer depuis son adresse perso, en mettant picasoft@assos.utc.fr en copie, et si possible en Reply-to. Cela permet que les membres du bureau soient au courant lorsqu’un message est envoyé.