Chaque semestre, les membres changent. En particulier, le représentant administratif, qui sert de président·e quand il faut un, a quelques actions à effectuer pour s’assurer qu’il a bien la main sur les outils de l’association, avant d’en déléguer l’accès aux autres membres.

• Lire les versions les plus récentes des statuts et du règlement intérieur de Picasoft. Si ce n’est pas déjà fait, il faut lire aussi le procès verbal de la dernière AG ainsi que le bilan moral et le bilan financier du dernier semestre.
• Lire la page Utilisation du wiki
• Organiser les évènements de rentrée
  • Journée des associations: le BDE envoie normalement un formulaire pour s’inscrire avant le début du semestre.
  • Amphi de présentation de Picasoft et ses services pour les autres assos.

• Sur le portail des assos le portail des assos, avec son compte UTC perso :
  • Rejoindre l’asso en tant que “Membre du bureau restreint” (pour avoir des droits sur les listes de diffusion)
  • L’ancien président·e doit accepter son “successeur” (le nouveau représentant administratif)
• S’assurer que les mails sur picasoft@assos.utc.fr sont redirigés vers les membres qui souhaitent recevoir les mails asso.
  • Se connecter sur le gestionnaire de mail du portail des assos avec son compte UTC perso
  • Cliquer sur picasoft@assos.utc.fr dans la rubrique « Listes de l’association »
  • Ajouter les adresses des membres qui le souhaitent. Il faut être dans le bureau restreint sur le portail pour avoir les droits. L’interface ressemble à :

• S’assurer que la déclaration du nouveau bureau est bien faite en préfecture, c’est-à-dire, vérifier qu’on a reçu un récépissé (voir la rubrique dédiée à la déclaration)
• Réactiver le compte du Polar, qui nous permet de payer moitié prix les impressions.

En fin de mandat, il convient de faire une bonne passation aux nouveaux membres. Il n’y a rien de plus ennuyeux de devoir chercher des informations lorsque l’on prend ses fonctions, assurer vous d’avoir transmis tous les documents et accès en votre possession au bureau suivant. Si vous ne savez pas comment faire quelque chose (un changement d’accès) ou si vous avez un doute demandez de l’aide à quelqu’un d’autre dans le bureau, mais en aucun cas n’ignorez une des tâches ci-dessous !

• Ajouter nouveaux membres
  • sur le chan privé ''TouxDouxCratie'' de Mattermost
  • en redirection de l’adresse picasoft@assos.utc.fr (via le portail des assos) et contact@picasoft.net
  • en administrateurs de nos mailings-list Framalistes
• Présenter cette page aux nouveaux membres.
• Assurez vous que l’ensemble des choses à faire après une AG (procès verbal, déclaration en préfecture, archivage, etc.) sont faites.
• Transmettre l’intégralité des documents en votre possession concernant l’association. Pour le président, faire une présentation du classeur administratif au successeur.
• [P] Le semestre suivant son mandat, se rendre sur le portail des assos. Il y aura un message Vous avez été membre de cette asso dans le passé, cliquez ici pour la rejoindre, faire clic et aller sur l’onglet Passation qui vient d’apparaître.