Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- asso:fonctionnement:presidence [2020/02/14 14:11] – ↷ Liens modifiés en raison d'un déplacement. qduchemi
+++ asso:fonctionnement:presidence [2023/09/03 16:33] (Version actuelle) – gblond
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-====== Fonctions de présidence et de secrétariat ======
+## Routine de changement de semestre
-Picasoft possède nécessairement un·e président·e et si possible un·e secrétaire. Ces deux fonctions vont généralement de pair puisqu'il s'agit de la gestion administrative de l'association. Dans le cas où il n'y aurait pas de secrétaire, il est conseillé au président de demander de l'aide pour les différentes tâches, notamment lors de l'organisation d'une AG, où il y a beaucoup de choses à faire.
-Dans la suite, quelques tâches sont marquées [P] ou [S] suivant si elles sont plutôt destinées à la présidence ou au secrétariat. Si rien n'est marqué, il est considéré que c'est pour les deux.
+Chaque semestre, les membres changent. En particulier, le représentant administratif, qui sert de président·e quand il faut un, a quelques actions à effectuer pour s'assurer qu'il a bien la main sur les outils de l'association, avant d'en déléguer l'accès aux autres membres.
-===== Prise de fonction =====
+<bootnote>Cette page concerne potentiellement tou·te·s les membres intéressé·e·s, sauf pour les actions nécessitant un accès spécifique. :-D</bootnote>
-Plusieurs tâches doivent être effectuées avant ou en tout début de semestre. Pour que tout ce déroule correctement, assurer vous que le précédent bureau a fait sa passation (décrite [[asso:fonctionnement:presidence#fin_de_fonction_passation|en fin de page]]).
-==== Avant le début de semestre (intersemestre ou début d'été) ====
+### Avant le début de semestre (intersemestre ou début d'été)
-  * Lire les versions les plus récentes des statuts et du règlement intérieur de Picasoft. Ces documents se trouvent sur la page [[asso:administratif:registre|Registre Spécial]]. Si ce n'est pas déjà fait, il faut lire aussi le procès verbal de la dernière AG ainsi que le bilan moral et le bilan financier du dernier semestre.
+  * Lire les versions les plus récentes des [[asso:administratif:registre|statuts et du règlement intérieur de Picasoft]]. Si ce n'est pas déjà fait, il faut lire aussi le procès verbal de la dernière AG ainsi que le bilan moral et le bilan financier du dernier semestre.
-  * [P] Relire l'article 8.3.1 des statuts, qui parle du rôle du président.
+  * Lire la page [[asso:tuto:wiki|Utilisation du wiki]]
-  * Prendre connaissance des pages sur la [[asso:prive:index|Section privée]].
+  * Organiser les évènements de rentrée
-  * Lire la page [[technique:adminsys:wiki|Utilisation du wiki]].
-    * [S] Réinitialiser les accès de tout les utilisateurs du wiki (uniquement les membres du bureau en ''admin'' et les adhérent·e·s en ''benevole'')
-  * [S] S'assurer que les mails sur ''picasoft@assos.utc.fr'' sont redirigés vers les membres du bureau.
-    * Se connecter sur [[https://assos.utc.fr/gesmail/login.php|le gestionnaire de mail du portail des assos]] avec le **compte Picasoft**
-  * [P] Organiser les évènements de rentrée
     * Journée des associations: le BDE envoie normalement un formulaire pour s'inscrire avant le début du semestre.
     * Amphi de présentation de Picasoft et ses services pour les autres assos.
-==== À la rentrée ====
-  * [P] Valider la charte sur [[http://assos.utc.fr/asso/picasoft|le portail des assos]] (avec son **compte UTC perso**)
-    * L’ancien·ne président·e devrait avoir accepté son successeur.
-    * Lorsque la charte est signée, il faut ajouter sur le portail des assos les autres membres du bureau.
-  * [S] S'assurer que la déclaration du nouveau bureau est bien faite en préfecture, c'est-à-dire, vérifier qu'on a reçu un récépissé.
-  * [[https://assos.utc.fr/polar/assos/reactiver|Réactiver le compte du Polar]]
-===== Fonction =====
+### À la rentrée
-  * [P] Coordonner les tâches à réaliser par les membres du bureau, s'assurer qu'elles sont faites correctement.
-    * S'assurer que les accès Wiki et infra (délégués au·à la resp technique) sont bien à jour
-    * S'assurer que la mailing-list ''picasoft-ag'' (déléguée au·à la trésorier·ère) est à jour
-  * [S] S'assurer que l'association est en règle avec la législation
-  * [P] Gérer les relations Picasoft - Fédération BDE et Picasoft - PSEC
-    * Participer aux AG du BDE et du PSEC
-    * Envisager de participer aux évènements organisés par eux (ex: journée PSEC, émission du BDE sur Graf'hit)
-  * [S] S'assurer du respect des statuts et du règlement intérieur de Picasoft
-  * [P] Organiser des réunions de bureau et des réunions générales avec tous les membres de l'asso :
-    * Choisir une date (on utilise généralement [[http://framadate.org/|Framadate]]) et réserver la salle (sur [[http://assos.utc.fr/reservation|le portail des assos]])
-  * [P] Assurer la communication vers l'extérieur (peut-être délégué à un responsable communication) et la relation de Picasoft avec différents partenaires. Plus de détails dans [[asso:prive:contacts|la section privée]].
-  * **Organiser les assemblées générales**. Une assemblée générale est obligatoire en fin de semestre (voir [[asso:fonctionnement:ag|la documentation associée]]).
-    * [P] Fixer la date, convoquer l'AG, préparer l'ordre du jour.
-    * [S] Préparation des documents et envoi à la préfecture.
-===== Fin de fonction/Passation =====
+  * Sur le portail des assos [[http://assos.utc.fr/asso/picasoft|le portail des assos]], avec son **compte UTC perso** :
-En fin de mandat, il convient de faire une **bonne passation** au nouveau bureau. Il n'y a rien de plus ennuyeux de devoir chercher des informations lorsque l'on prend ses fonctions, assurer vous d'avoir transmis tous les documents et accès en votre possession au bureau suivant. Si vous ne savez pas comment faire quelque chose (un changement d'accès) ou si vous avez un doute **demandez de l'aide à quelqu'un d'autre dans le bureau, mais en aucun cas n'ignorez une des tâches ci-dessous !**
+    * Rejoindre l'asso en tant que "Membre du bureau restreint" (pour avoir des droits sur les listes de diffusion)
+    * L'ancien président·e doit accepter son "successeur" (le nouveau représentant administratif)
+  * S'assurer que les mails sur ''picasoft@assos.utc.fr'' sont redirigés vers les membres qui souhaitent recevoir les mails asso.
+    * Se connecter sur [[https://assos.utc.fr/gesmail/login.php|le gestionnaire de mail du portail des assos]] avec son compte UTC perso
+    * Cliquer sur `picasoft@assos.utc.fr` dans la rubrique « Listes de l'association »
+    * Ajouter les adresses des membres qui le souhaitent. Il faut être dans le bureau restreint sur le portail pour avoir les droits. L'interface ressemble à :
-  * Ajouter les membres du nouveau bureau
+{{ :asso:fonctionnement:mails_assos.jpg?1000 |}}
-    * sur le [[https://team.picasoft.net/picasoft/channels/bureau|channel privé ''bureau'']] de Mattermost
+  * S'assurer que la déclaration du nouveau bureau est bien faite en préfecture, c'est-à-dire, vérifier qu'on a reçu un récépissé (voir [[asso:fonctionnement:ag#apres_l_ag|la rubrique dédiée à la déclaration]])
+  * [[https://assos.utc.fr/polar/assos/reactiver|Réactiver le compte du Polar]], qui nous permet de payer moitié prix les impressions.
+<bootnote critical>
+Et surtout :
+- Organiser des [[technique:tech_team:start|formations techniques]] pour les nouveaux et nouvelles ! Il faut absolument que les personnes se sentent bien, pas perdues, qu'on adapte les formations, et qu'on manipule ensemble. :-D
+- Aller dans les amphis (LO21, NF92, NF16...) pour présenter l'asso et recruter ! Les profs sont carrément ok, en général.
+</bootnote>
+### Fin de fonction/Passation
+En fin de mandat, il convient de faire une **bonne passation** aux nouveaux membres. Il n'y a rien de plus ennuyeux de devoir chercher des informations lorsque l'on prend ses fonctions, assurer vous d'avoir transmis tous les documents et accès en votre possession au bureau suivant. Si vous ne savez pas comment faire quelque chose (un changement d'accès) ou si vous avez un doute **demandez de l'aide à quelqu'un d'autre dans le bureau, mais en aucun cas n'ignorez une des tâches ci-dessous !**
+  * Ajouter nouveaux membres
+    * sur le [[https://team.picasoft.net/picasoft/channels/bureau|chan privé ''TouxDouxCratie'']] de Mattermost
     * en redirection de l'adresse ''picasoft@assos.utc.fr'' (via le portail des assos) et ''contact@picasoft.net''
-    * en droit d'accès ''admin'' sur le Wiki
     * en administrateurs de nos [[https://framalistes.org/|mailings-list Framalistes]]
-  * Présenter cette page au nouveau bureau.
+  * Présenter cette page aux nouveaux membres.
   * Assurez vous que l'ensemble des choses à faire [[asso:fonctionnement:ag|après une AG]] (procès verbal, déclaration en préfecture, archivage, etc.) sont faites.
   * Transmettre l'intégralité des documents en votre possession concernant l'association. Pour le président, faire une présentation du classeur administratif au successeur.
-  * [P] Le semestre suivant son mandat, se rendre sur le portail des assos. Il y aura un message ''Vous avez été membre de cette asso dans le passé, cliquez ici pour la rejoindre'', faire clic et aller sur l'onglet ''Pasation'' qui vient d'apparaître.
+  * [P] Le semestre suivant son mandat, se rendre sur le portail des assos. Il y aura un message ''Vous avez été membre de cette asso dans le passé, cliquez ici pour la rejoindre'', faire clic et aller sur l'onglet ''Passation'' qui vient d'apparaître.
-  * Retirer les anciens membres du bureau
-    * sur le [[https://team.picasoft.net/picasoft/channels/bureau|channel privé ''bureau'']] de Mattermost
-    * en redirection de l'adresse ''picasoft@assos.utc.fr'' (via le portail des assos) et ''contact@picasoft.net''
-    * en droit d'accès ''admin'' sur le Wiki
-    * en administrateurs de nos [[https://framalistes.org/|mailings-list Framalistes]]
-  * S'assurer que la facture du Polar est payée