Fonctions de présidence et de secrétariat

Picasoft possède nécessairement un·e président·e et si possible un·e secrétaire. Ces deux fonctions vont généralement de pair puisqu’il s’agit de la gestion administrative de l’association. Dans le cas où il n’y aurait pas de secrétaire, il est conseillé au président de demander de l’aide pour les différentes tâches, notamment lors de l’organisation d’une AG, où il y a beaucoup de choses à faire.

Dans la suite, quelques tâches sont marquées [P] ou [S] suivant si elles sont plutôt destinées à la présidence ou au secrétariat. Si rien n’est marqué, il est considéré que c’est pour les deux.

Plusieurs tâches doivent être effectuées avant ou en tout début de semestre. Pour que tout ce déroule correctement, assurer vous que le précédent bureau a fait sa passation (décrite en fin de page).

• Lire les versions les plus récentes des statuts et du règlement intérieur de Picasoft. Ces documents se trouvent sur la page Registre Spécial. Si ce n’est pas déjà fait, il faut lire aussi le procès verbal de la dernière AG ainsi que le bilan moral et le bilan financier du dernier semestre.
• [P] Relire l’article 8.3.1 des statuts, qui parle du rôle du président.
• Prendre connaissance des pages sur la Section privée.

  • Lire la page Utilisation du wiki.
    • [S] Réinitialiser les accès de tout les utilisateurs du wiki (uniquement les membres du bureau en admin et les adhérent·e·s en benevole)
  • [S] S’assurer que les mails sur picasoft@assos.utc.fr sont redirigés vers les membres du bureau.
    • Se connecter sur le gestionnaire de mail du portail des assos avec le compte Picasoft
  • [P] Organiser les évènements de rentrée
    • Journée des associations: le BDE envoie normalement un formulaire pour s’inscrire avant le début du semestre.
    • Amphi de présentation de Picasoft et ses services pour les autres assos.

  À la rentrée
• [P] Valider la charte sur le portail des assos (avec son compte UTC perso)
  • L’ancien·ne président·e devrait avoir accepté son successeur.
  • Lorsque la charte est signée, il faut ajouter sur le portail des assos les autres membres du bureau.
• [S] S’assurer que la déclaration du nouveau bureau est bien faite en préfecture, c’est-à-dire, vérifier qu’on a reçu un récépissé.
• Réactiver le compte du Polar

• [P] Coordonner les tâches à réaliser par les membres du bureau, s’assurer qu’elles sont faites correctement.
  • S’assurer que les accès Wiki et infra (délégués au·à la resp technique) sont bien à jour
  • S’assurer que la mailing-list picasoft-ag (déléguée au·à la trésorier·ère) est à jour
• [S] S’assurer que l’association est en règle avec la législation
• [P] Gérer les relations Picasoft - Fédération BDE et Picasoft - PSEC
  • Participer aux AG du BDE et du PSEC
  • Envisager de participer aux évènements organisés par eux (ex: journée PSEC, émission du BDE sur Graf’hit)
• [S] S’assurer du respect des statuts et du règlement intérieur de Picasoft
• [P] Organiser des réunions de bureau et des réunions générales avec tous les membres de l’asso :
  • Choisir une date (on utilise généralement Framadate) et réserver la salle (sur le portail des assos)
• [P] Assurer la communication vers l’extérieur (peut-être délégué à un responsable communication) et la relation de Picasoft avec différents partenaires. Plus de détails dans la section privée.
• Organiser les assemblées générales. Une assemblée générale est obligatoire en fin de semestre (voir la documentation associée).
  • [P] Fixer la date, convoquer l’AG, préparer l’ordre du jour.
  • [S] Préparation des documents et envoi à la préfecture.

En fin de mandat, il convient de faire une bonne passation au nouveau bureau. Il n’y a rien de plus ennuyeux de devoir chercher des informations lorsque l’on prend ses fonctions, assurer vous d’avoir transmis tous les documents et accès en votre possession au bureau suivant. Si vous ne savez pas comment faire quelque chose (un changement d’accès) ou si vous avez un doute demandez de l’aide à quelqu’un d’autre dans le bureau, mais en aucun cas n’ignorez une des tâches ci-dessous !

• Ajouter les membres du nouveau bureau
  • sur le channel privé ''bureau'' de Mattermost
  • en redirection de l’adresse picasoft@assos.utc.fr (via le portail des assos) et contact@picasoft.net
  • en droit d’accès admin sur le Wiki
  • en administrateurs de nos mailings-list Framalistes
• Présenter cette page au nouveau bureau.
• Assurez vous que l’ensemble des choses à faire après une AG (procès verbal, déclaration en préfecture, archivage, etc.) sont faites.
• Transmettre l’intégralité des documents en votre possession concernant l’association. Pour le président, faire une présentation du classeur administratif au successeur.
• [P] Le semestre suivant son mandat, se rendre sur le portail des assos. Il y aura un message Vous avez été membre de cette asso dans le passé, cliquez ici pour la rejoindre, faire clic et aller sur l’onglet Pasation qui vient d’apparaître.
• Retirer les anciens membres du bureau
  • sur le channel privé ''bureau'' de Mattermost
  • en redirection de l’adresse picasoft@assos.utc.fr (via le portail des assos) et contact@picasoft.net
  • en droit d’accès admin sur le Wiki
  • en administrateurs de nos mailings-list Framalistes
• S’assurer que la facture du Polar est payée