Gestion d'une assemblée générale
Chaque semestre (plutôt en fin de semestre), Picasoft tient une assemblée générale (AG). Celle-ci sert à faire un point sur le semestre passé, sur les projets à venir et à élire un nouveau bureau. Les modalités de l’AG sont définis dans les statuts. Elle peut-être
- Ordinaire
- Extraordinaire : décidant d’une modification des statuts ou d’une dissolution de l’association
Préparation de l'AG
Fixer une date et convoquer l'AG
Même si c’est le bureau qui fixe la date de l’AG, il est plus correct de demander à tous les adhérents leur disponibilités pour satisfaire le plus grand nombre.
ATTENTION : une AG se convoque au minimum 2 semaines à l’avance (imposé par les statuts). Le temps d’organiser un sondage pour décider de la date, il convient donc de s’y prendre un petit mois à l’avance pour commencer l’organisation d’une AG.
Une fois la date fixée, il est impératif d’envoyer les convocations de l’AG à la totalité des membres de l’association (avec un préavis de 15 jours minimum donc). Les convocations doivent indiquer la date, l’heure et le lieu de l’AG, ainsi que la procédure à suivre pour donner une procuration. Généralement, la procédure pour donner est procuration est de communiquer au bureau (par écrit ou par mail) le message suivant :
Moi, [NOM PRENOM], souhaite donner procuration à [NOM PRENOM] pour l'Assemblée Générale de Picasoft ayant lieu le [DATE].
Préparation de l'ordre du jour
Un ordre du jour de l’assemblée générale doit être communiqué à l’ensemble des membres au plus tard une semaine avant l’AG (délai statutaire). Celui-ci comporte en général :
- La présentation et le vote du bilan moral
- La présentation et le vote du bilan financier
- Le vote du nouveau bureau
- Un point dédié aux questions des adhérent(e)s
Si l’assemblée générale est Extraordinaire, il convient de communiquer la proposition de modification des statuts à l’avance.
Attention:
Points obligatoires à l’ordre du jour (cf RI) :
- Procédure d’exclusion des membres inactifs
Préparation des documents
Note:
Ces documents sont rédigés de manière collaborative et en amont de l’AG. Pour faciliter la rédaction, on peut s’inspirer de la forme des bilans précédents. On conseille de les rédiger sur Hedgedoc avant de les passer en LaTeX, pour faciliter la collaboration et l’édition.
Lors d’une assemblée générale, le représentant administratif présente un bilan moral, le représentant financier un bilan financier et le représentant technique un bilan technique. Ces 3 bilans font l’état des lieux de l’activité de l’association du semestre.
Généralement le déroulement de l’AG est retranscrit sur un pad de manière à faciliter les discussions, les prises de notes, et la rédaction du procès verbal. Il est judicieux de préparer ce pad avec l’ordre du jour à l’avance, pour faciliter la prise de note en AG.
A Savoir:
Pour le bilan moral et la gestion de la ToutDouxCratie, vous pourriez avoir envie d’utiliser picavotes afin de générer le tableau récapitulatif des votes en Markdown.
Pendant l'AG
En début d’AG, on compte le nombre de voix représentées (on note les membres présents et/ou représentés). On vérifie le quorum dans le cas d’une AG Extraordinaire.
L’ordre du jour est ensuite déroulé. Il est très important :
- de s’assurer que une ou deux personnes prennent en note les informations importantes (comme des décisions) sur le pad
- de voter et noter le résultat des différents scrutins (bilan moral, financier et composition du bureau)
Généralement une AG aboutie sur le vote d’un nouveau bureau. Ceci provoque une modification du règlement intérieur pour indiquer la nouvelle composition du bureau et la date à laquelle il prend effet. Cette modification doit être validée par l’AG avec le vote de la composition du bureau.
Après l'AG
Procès Verbal
L’AG terminée, un Procès Verbal doit être rédigé et communiqué aux membre de l’association. Celui-ci reprend les points de l’ordre du jour en résumant les éventuelles discussions et surtout retranscrit les résultats des différents scrutins.
Dans le cas où l’AG a élit un nouveau bureau, il convient d’envoyer le nouveau règlement intérieur (ainsi que sa date de prise d’effet) aux membres.
Dans le cas où l’AG a votée une modification de statuts, il convient d’envoyer les nouveaux statuts (ainsi que leur date de prise d’effet) aux membres.
Tous les documents ci-dessus doivent aussi être mis sur la page dédiée du wiki.
Déclaration en préfecture
Les documents relatifs à l’AG doivent être envoyés à la préfecture de l’Oise, dans les 3 mois suivant l’AG.
Déclaration en ligne
À partir de P18, on peut faire une déclaration en ligne à l’adresse https://psl.service-public.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification
Les identifiants sont sur le vaultwarden.
La seule pièce justificative à envoyer est le Procès Verbal, daté et signé, portant le nom, le prénom, la fonction du signataire.
La liste des membres du nouveau bureau sera aussi demandée, ainsi que la nationalité, profession, et adresse de chacun.
En cas de changement de statuts, d’autres pièces justificatives seront demandées. La liste apparaîtra à l’étape 4 de la déclaration.
En fin de déclaration, deux récapitulatifs pdf sont à télécharger et à conserver jusqu’à la fin de la démarche.
Déclaration papier (deprecated)
Les documents relatifs à l’AG doivent être envoyés à la préfecture de l’Oise, paraphés puis signés par au moins 2 membres du bureau :
- le Procès Verbal (paraphé/signé par 2 membres du bureau)
- le nouveau Règlement Intérieur (paraphé/signé par 2 membres du bureau)
- la liste des membres du nouveau bureau via le CERFA N°13971
https://pad.picasoft.net/p/reu-picasoft-bureau-a18-1 Si il y a eu changement de statuts, il convient d’envoyer aussi :
- les nouveaux statuts (paraphés/signés par 2 membres du bureau)
- le CERFA N°13972 de modification d’une association
Au printemps 2017, les courriers sont à envoyer à l’adresse :
Pôle Jeunesse, Sports et Vie associative 13 rue Biot BP 30971 60009 Beauvais
Toute déclaration courrier en préfecture doit aussi joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur (20 grammes) avec l’adresse de l’association, pour retour du récépissé.
Plus d'infos
Archivage
Tous les documents relatifs à l’AG (PV, RI, éventuellement statuts) et le récépissé de la préfecture sont à archiver dans le classeur gris de l’association (généralement conservé par le Secrétaire ou Président).
Fédération BDE-UTC
Tant que Picasoft est dans la fédération BDE-UTC, il convient de communiquer les changements de statuts et de règlement au pôle de rattachement, et de déposer les documents à jour sur la page dédiée du wiki des assos