Gestion financière de Picasoft

La trésorerie de Picasoft est composée de la caisse et du compte en banque. Les deux parties doivent être correctement suivies par le trésorier de Picasoft. Une attention particulière doit être portée au suivi des mouvements en liquide, lesquels doivent être saisis le plus rapidement possible dans le fichier de suivi de la trésorerie. En cas de question ou de doute sur le suivi de la trésorerie de Picasoft, il ne faut pas hésiter à consulter le wiki des assos ou à se rapprocher du trésorier du BDE-UTC. Des informations sur la trésorerie des associations peuvent également être trouvées en ligne, sur service-public.fr.

Picasoft est une association particulière qui présente des coûts de fonctionnement relativement faibles, mais qui doit ponctuellement assumer certaines dépenses importantes. C’est notamment le cas en ce qui concerne l’hébergement des serveurs et l’entretien du matériel. L’hébergement des serveurs représente environ 800€ par an à partir de A19. Le matériel est estimé à 2500€ pour une durée d’utilisation de 4 ans, il a été acquis fin 2016, il faudrait donc être financièrement prêt au renouvellement à partir de P21.

Pour anticiper correctement ces dépenses importantes et le présenter de façon correcte et compréhensible aux financeurs (BDE, FSDIE, COSTECH…), des comptes (virtuels) de capitaux propres ont été mis en place pour provisionner de manière fléchée sur le long terme. Trois comptes de capitaux propres ont été définis :

  • un compte Trésorerie mobilisable, qui correspond à l’enveloppe réservée aux activités régulières de l’association
  • un compte Provisions pour l’hébergement, qui correspond à l’argent mis en provision en vue de financer l’hébergement des serveurs
  • un compte Provisions pour la maintenance de l’infrastructure, qui correspond à l’argent mis en provision en vue de subvenir aux besoins matériels de l’infrastructure (renouvellement de disques durs endommagés, renouvellement d’une machine…)

A la fin d’un exercice, le trésorier dresse un compte de résultat. Ce rapport résume, par catégories, l’ensemble des dépenses et des recettes réalisées au cours de l’exercice. Attention ! Dans ce cadre de fonctionnement, le solde initial n’est pas une recette et une mise en provision n’est pas une dépense, ces valeurs ne doivent pas apparaître sur le compte de résultat !

Le résultat de l’exercice correspond à la balance recettes - dépenses. Il peut s’agit d’un bénéfice ou d’un déficit, et il représente le résultat de la gestion financière sur l’exercice considéré uniquement. Le résultat de l’exercice ne doit pas impérativement être nul.

Pour faire le lien avec les capitaux propres, il faut affecter le résultat, c’est à dire le répercuter sur les comptes de capitaux propres adéquats.

L’affectation du résultat doit se faire en fonction de sa nature. Par exemple, si le résultat d’un exercice est déficitaire en raison du paiement de l’hébergement pour l’année, le déficit doit être répercuté sur les provisions pour l’hébergement.

L’affectation du résultat est purement virtuelle : sur les comptes en banque et dans la caisse, l’argent n’est pas séparé. Il faut cependant s’attacher à respecter les différentes enveloppes sur les comptes de capitaux, car c’est ce qui permet à l’association d’anticiper sur les dépenses à venir, il faut donc veiller à effectuer correctement les provisions et à tenir à jour les valeurs des différents comptes.

L’affectation du résultat est présentée par le trésorier en fin d’exercice lors du bilan financier. Il peut être soumis à l’approbation de l’assemblée générale avec l’ensemble du bilan financier.

Un petit exemple d’affectation des capitaux propres est présenté ici pour en clarifier le fonctionnement.

Situation initiale :

Intitulé Valeur
Solde total 0€
Trésorerie mobilisable 0€
Provisions pour l’hébergement 0€
Provisions pour la maintenance de l’infrastructure 0€

Semestre 1 : Au cours de ce semestre, l’association a reçu 100€ de cotisation et 1000€ de subvention, et a dépensé 100€ de fonctionnement. Le résultat du semestre est donc un bénéfice de 1000€. L’affectation choisie est la suivante : 100€ en trésorerie mobilisable, 400€ en provisions pour l’hébergement et 500€ en provisions pour la maintenance de l’infrastructure. Le solde total de l’association à la fin du semestre est de 1000€.

Intitulé Valeur
Solde total 1000€
Trésorerie mobilisable 100€
Provisions pour l’hébergement 400€
Provisions pour la maintenance de l’infrastructure 500€

Semestre 2 : Ce semestre, l’association s’acquitte de la facture d’hébergement de 400€(1), renouvelle un disque dur pour 50€(2), et utilise 50€(3) pour ses activités. Il n’y a pas de recettes ce semestre. Le résultat du semestre est donc un déficit de 500€ qui est répercuté sur les capitaux propres.

Intitulé Valeur
Solde total 500€
Trésorerie mobilisable 100 - 50(3) = 50€
Provisions pour l’hébergement 400 - 400(1) = 0€
Provisions pour la maintenance de l’infrastructure 500 - 50(2) = 450€

Semestre 3 : Ce semestre, une subvention de 1000€ est reçue, et un nouveau disque est changé pour 50€. Le résultat est donc de 950€. Dans ce cas, il n’est pas forcément nécessaire de répercuter les 50€ de matériel sur les provisions, on peut directement répartir les 950€. Cependant, si la dépense de 50€ était imprévue et qu’il était prévu de provisionner 1000€ pour l’hébergement, alors on peut voir le résultat comme un bénéfice de 1000€ affecté aux provisions pour l’hébergement, et un déficit de 50€ affecté aux provisions pour la maintenance de l’infrastructure. Le choix de l’affectation est laissé au trésorier, il est possible de déplacer des provisions entre comptes tant que le solde affecté correspond bien au résultat.

  • asso/treso/gestion.txt
  • de qduchemi