JDA et réunion de rentrée

Grande question ! Ce guide contient quelques idées qui ont bien fonctionné lors des différents semestres.

La JDA est le moment fort pour faire découvrir l’association aux UTCéenn·es.

Le plus important est d’avoir des projets clairs, dans des domaines variés. Typiquement, on préparera :

• Des projets autour de la sensibilisation : conférences, émission de radio, intervention dans les écoles…
• Des projets autour de la reprise de contrôle : install party, atelier auto-défense numérique…
• Des projets autour de la technique : développement d’un nouveau site, projet de libération d’un outil UTCéen, type Facebook… et en dernier recours, administration système.

Les semestres où le recrutement s’est fait autour de l’adminsys, le temps de formation pour monter en compétence sur l’infrastructure a duré quasiment un semestre. À l’issue du semestre, les gens partent souvent en stage ou en Erasmus, tandis que les missions d’adminsys ne sont pas très excitantes (maintenances, mises à jour…). On préfère donc recruter sur d’autres projets, et investir celleux qui restent dans l’adminsys plus tard.

C’est utile de préparer des affiches pour présenter les différents projets, mais pas obligatoire.

Deux exemples d’affiches :

Le matériel de communication Picasoft (stickers, posters, etc…) est à récupérer dans le bureau de Stéphane Crozat à Costech, en général.

On essaye aussi d’avoir au moins 2 membres en continu sur la journée, pour gérer l’afflux de personnes et que chacun·e puisse souffler un peu. C’est chouette de pouvoir présenter l’association en une minute maximum, et ensuite de détailler pour celleux que ça intéresse.

Exemple de stand :

Sous sa forme actuelle, l’amphi de rentrée a pour but d’engager et d’intégrer les nouvelles personnes dans l’asso. Son intention n’est pas de faire comprendre Picasoft en détail, mais bien de donner un moyen concret de mettre la main à la pâte.

Ci-dessous, je retranscris le déroulement de l’amphi A22 qui a bien fonctionné.

• Un·e ancien·ne choisit un projet et se positionne comme personne ressource, i.e. ce n’est pas à elle de tout faire, mais on peut lui poser des questions et elle sait pointer aux bons endroits.
• On réserve une salle de TD.
• On dispose les tables en îlots (pour éviter le côté “vertical”)
• On choisit une date pour la première “fête” Picasoft (voir prochaine section)

Le choix de la date est compliqué car tous les amphis de rentrée ont lieu à peu près en même temps. Une option est de le poser le lendemain de la JDA et de le communiquer directement aux personnes intéressées le jour de la JDA. Le délayer d’une semaine est risqué, car les personnes intéressées auront intégré d’autres assos en attendant.

L’idéal est d’avoir au moins 5 animateur·ices. Chaque personne ou binôme anime une partie, dans ce qui suit.

10 minutes maximum : on veut juste mettre en contexte notre raison d’être, et nos activités au sens large.

L’amphi commence par un débat mouvant, sur une question clivante et facile à comprendre. Exemple :

L’intention est de permettre aux personnes de se parler ; se mouvoir dans l’espace aide à se sentir en confiance.

À la fin, chaque groupe restitue deux arguments forts pour défendre sa position.

Chaque porteur·se de projet présente son projet : émission de radio, conf, truc tech…

Les nouveaux/nouvelles se positionnent sur un projet : iels peuvent avoir envie de contribuer à plusieurs, mais l’idée est au moins de se lancer physiquement avec un groupe.

À la fin des présentation, chaque participant·e rejoint le/la porteur·se du projet qu’iel préfère. Chaque groupe s’installe où il veut (sur un îlot, dans une autre salle, dans un couloir, whatever).

5 minutes avant la fin du délai, tout se monde se regroupe et fait une petite restitution des infos ci-dessus. L’idée, là encore, est que chacun·e puisse se sentir ancré·e dans un projet concret et sentir qu’iel n’est pas seul·e, que l’objectif est clair, à petite échelle, et pas trop lointain.

L’idée est de poser un cadre pour que chaque groupe puisse s’organiser.

• Un lien raccourci (type LSTU) d’invitation à l’équipe Mattermost est écrit au tableau.
• Tout le monde crée un compte.
• Une personne présente Mattermost : concept de canal, fonction répondre, notifications, etc.

À ce stade, chaque membre d’un GP (groupe projet) peut rejoindre le canal associé.

Une autre personne présente le canal Asso, que chacun·e est invité·e à rejoindre, et en deux mots le fonctionnement en ToutDouxCratie.

On annonce la “fête” Picasoft, fixée idéalement deux à trois semaines après l’amphi de rentrée. Les détails sont éventuellement donnés par mail ou sur Mattermost, mais l’idéal est que tout le monde réserve la date.

L’intention est de maintenir une cohésion de groupe et de pouvoir discuter de vive voix de l’avancement des projets. Mais ce n’est pas une réunion : l’idée est de se faire une bonne bouffe ou un truc du genre.

Pour finir, échanges éventuels, puis direction manger ou pic, ou les deux.

Il contient toutes les infos données pendant l’amphi et est à destination de toutes les adresses mail récoltées pendant la JDA, notamment pour les personnes n’ayant pas pu venir.

Chaque porteur·se lance la première salve pour son projet, comme iel veut. Une suggestion est de contacter individuellement l’ensemble des personnes intéressées avec un Framadate pour fixer la première réunion physique.

Le règlement intérieur impose en théorie de se réunir au moins deux fois par mois pour maintenir le lien. C’est sans doute un peu trop pour être réaliste, mais une fois par mois semble adéquat.

Proposition : à chaque rencontre/team building/bouffe/whatever, mise à part la première, un·e des participant·es prend en charge l’organisation de la prochaine (sondage, choix du lieu, réservation éventuelle, rappels).